Как создать инвойс самостоятельно?
Loading...- Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?
- Какую базовую информацию должен содержать инвойс?
- Инструменты для создания инвойсов
- Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас
Эволюция компании, которая проявляется в переходе из внутренней торговли в международную, несет за собой и необходимость разбираться в внешнеэкономических нормах и документах. В этой статье мы поговорим об инвойсе и почему его нужно составлять при товарных отношениях в статусе международной коммерческой деятельности.
Что такое инвойс и счет-фактура? Чем они отличаются?
Поскольку основной характеристикой товара или услуги является его цена, то документы инвойс и счет-фактуру часто путают или считают одним и тем же. Каждая из этих бумаг включает информацию о стоимости предложения и других сопутствующих характеристик, но с разной целью. Давайте разбираться в этом детальнее.
Счет-фактура — это документ, в который помогает предпринимателям нести отчетность исходных и поступающих средств для выплат НДС. Из чистой прибыли от каждого товара или услуги вычисляется процент налогов на добавленную стоимость. Этот процент плюсуется к первоначальной цене покупаемого. Таким образом клиент платит не только за то, что приобрел, но еще и дополнительно уплачивает налог в бюджет государства. Чем больше субъектов товарных отношений, чем масштабнее разновидность товаров и объем продаж, тем тяжелее делать подсчеты уплаты налогов. Поэтому документация в этом деле — вещь незаменимая. Но счет-фактуры слишком узкопрофильный для того, чтобы решить все необходимые нюансы в покупке и продаже. Для этого в маркетинге используют инвойс.
Инвойс (англ. invoice — счет, накладная, квитанция) — документ, который регламентирует товарные отношения между продавцом и покупателем. Он состоит из письменно согласованных договоренностей участников сделки, что помогает избежать в дальнейшем жалоб или махинаций с обеих сторон. Вступать в товарные взаимоотношения можно без наличия инвойса. Но тогда, естественно, на законодательном уровне невозможно доказать какие-либо правонарушения с обеих сторон при их наличии.
Впервые об инвойсе заговорили на почве международной экономики. Поэтому до сих пор этот документ служит прежде всего необходимым документом для прохождения таможенного контроля во многих странах мира при экспорте товара за границу.
Составление инвойса требует внимания и предусмотренности, независимо от того, на какой рынок: внутренний или внешний, ориентированы продажи. Две стороны сами решают какие пункты стоит ввести в документ, придерживаясь, естественно, законодательных норм.
В некоторых случая есть смысл использовать инвойс-платформу. Это необязательный, но весьма дельный документ в том случае, когда невозможно предусмотреть и запланировать объем поставок, денежные и другие условия наперед. Тогда платформа служит в качестве чернового варианта с возможностью внесения правок в дальнейшем. Так или иначе в составлении инвойс-платформы или уже готового коммерческого инвойса нужно отталкиваться от базовых шаблонов и информации.
Какую базовую информацию должен содержать инвойс?
Чтобы инвойс мог выполнить все свои функции как положено, необходимо изучить его структуру, а затем добавить все необходимые составляющие в свой документ. Ознакомьтесь со списком элементов, которые помогут оформить качественный инвойс.
1. Название вашего бизнеса
Если вы торгуете от лица компании, то наличие ее названия на документе нужно как для внутренней отчетности, так и для внешней в налоговой, таможне или, порой даже для покупателя. Более того имя фирмы на инвойсе демонстрирует имидж и статусность вашего бизнеса. Таким образом клиент сочтет сотрудничество с вами более надежным, чем с теми конкурентами, которые не обладают данным элементом бренда.
2. Логотип
Оформите свой инвойс, используя фирменный стиль и логотип. Это придаст документации организованности и опрятности, а ваши клиенты поймут, что имеют дело с серьезными ребятами. Поэтому постарайтесь стилизировать каждый корпоративный компонент. А если логотипа у вас все еще нет — то это совсем не причина отказаться от брендирования документов. Заходите в онлайн-сервис Logaster и разработайте свой фирменный знак всего за 10 минут.
Хотите создать логотип для оформления инвойса?
Воспользуйтесь услугами онлайн-сервиса Logaster. Всего несколько кликов мышью и ваша документация обретет логотип и единый фирменный стиль.
3. Контактная информация продавца
Контактная информация продавца: номер телефона, адрес, емейл и т.д., является обязательным элементом инвойса. Во-первых, так вы предоставляете потребителю возможность связаться с вами в случае возникновения дополнительных вопросов, если такие появятся. Во-вторых, если сделка пройдет удачно и покупатель захочет стать вашим постоянным клиентом, то контактные данные пригодятся ему для продолжения сотрудничества.
4. Номер счета на оплату
Следует учитывать, что номер инвойса должен быть уникальным для каждого счета. Чтобы избежать дубляжа ведите учет последовательности уже используемых чисел или добавляйте буквенные символы, такие как например сокращения от имени частного покупателя, названия партнерской фирмы и т.д. Счет выставляют для удобного ведения внутренней и внешней бухгалтерской документации, а его номер поможет отслеживать текущие состояние оплаты.
5. Срок сдачи
Выставить счет — это только половина дела. Ведь чтобы получить платеж вовремя необходимо обусловить строки оплаты. Для этого рассчитайте сколько понадобится времени для доставки и перечисления средств. Здесь также нужно указать какими способами допускается оплата, ведь таким образом вы ограничите клиента от ошибок и сэкономите время. Если вы договорились отсрочить сдачу, то настройте онлайн напоминание покупателю ближе к назначенной дате.
6. Счет контактной информации плательщика
Поскольку инвойс призван в том числе и для образования честной правовой сделки, то здесь нужно указывать информацию о каждом ее субъекте, с которого будет спрос, в случае невыполнения предварительных договоренностей из данного документа. Это значит, что контактная информация о вашем покупателе является необходимой частью составления инвойса. Укажите ФИО, название компании, контактный телефон, адрес и емейл плательщика.
7. Детали продукта или услуги
Опишите то, что вы продаете как можно тщательней и доступнее. Это поможет предохранить себя от недопониманий с клиентом. Ведь иначе вам придется потратить время на доработку или переработку своего предложения, или же сделка вообще может сорваться. Более того, указав все детали товара или услуги, вы убережете себя от мошенничества со стороны аферистов, которые могут требовать скидки или другие уступки за несоответствие покупаемого.
8. Налог с продаж
Не забудьте указать сумму налога с продажи в инвойсе. В зависимости от спецификации вашего бизнеса и, соответственно, предлагаемых товаров или услуг требования к налогу может существенно отличаться. Поэтому советуем фундаментально изучить этот вопрос. Обратитесь к специалистам из налогового бюро или воспользуйтесь приложениями для выставления счетов. Эта информация пригодится вам также в ведении других бухгалтерских бумаг.
9. Скидка
Если на ваш товар или услугу предусмотрена скидка, укажите об этом в инвойсе. Это также поможет вам в правильном бухгалтерском подсчете. Это может быть либо процент от цены за предложение, либо фактическая сумма скидки.
Инструменты для создания инвойсов
Из-за множества составляющих может показаться, что создание инвойса требует много времени и терпения. Но не спешите отказываться от документа или откладывать его составление на потом. Ведь существует множество инструментов, которые помогут оформить счет легко и быстро.
Генератора инвойсов от Logaster
Этот генератор позволяет быстро и легко сгенерировать счет-фактуру в формате PDF. Инструмент, предназначенный для экономии времени для малого бизнеса. Кроме того, он позволяет настроить дизайн и даже добавить свой логотип, чтобы он выглядел более профессионально. Благодаря приятному и простому в использовании интерфейсу ваши инвойсы доступны онлайн в любое время и в любом месте.
Invoice.2go.com
Invoice2go предлагает упрощенный способ осуществления оплаты из любой точки мира, пользуясь удобными гаджетами. Можно скачать мобильные приложения для iOS и Android, которые разрешают выставлять счета, отслеживать расходы, напоминать об оплате, оформить базу данных клиентов, отчеты по производительности и многое другое где и когда-угодно через сотовый. И, конечно же, здесь есть профессиональные шаблоны для инвойсов, которые можно брендировать.
Стоимость: от 4,99$ до 39,99$ / месяц в зависимости от пакета услуг
Square Invoices.com
Square Invoices обладает галереей шаблонов для организации важной документации. Здесь также можно создать качественный инвойс, и следить за статусом сделки онлайн. Сервис предоставляет возможность следить за движением средств, выставлять скидки автоматически, без сложных математических подсчетов. А также здесь можно выставить время предстоящих оплат или повторяющиеся оплаты по графику. Скачайте приложение на мобильный, чтобы иметь доступ к своим счетам в любое время.
Стоимость: 2,9% от сделки + 30 центов за оплаченный счет.
Google Docs
Если у вас еще нет учетной записи в этом онлайн-офисе, то советуем исправить это прямо сейчас. В галереи Google Docs есть несколько стандартных макетов для бизнес документов. Зайдите на страницу шаблонов и воспользуйтесь поисковой строкой, чтобы найти макет инвойса. Просмотрите варианты дизайна и выберите тот, который больше всего понравился. Затем останется только заполнить страницу информацией, о которой мы упомянули ранее.
Стоимость: бесплатно
Microsoft Word
Старик Word не перестает удивлять своей функциональностью. Если вы раньше использовали процессор только для набора текста, то познакомьтесь с еще одной его способностью — созданием инвойсов и других счетов. Естественно ворд, в отличии от онлайн-приложений не может вести подсчеты ваших средств и налогов, но благодаря наличию простых шаблонов, вы можете быстро разработать качественный документ. Для этого найдите значок “Счет” в диалоговом окне и выберите нужный макет
Стоимость: бесплатно
Microsoft Excel
База Excel также располагает примерами простых, стандартных, но удобных в использовании шаблонов бизнес документов. Это еще один способ создать незамысловатый, но качественный инвойс. Алгоритм действий для разработки счета здесь похож с тем, что и в Word: найдите значок “Счет” в диалоговом окне, выберите тип документа, который наилучшим образом подойдет под ваши потребности и заполните его всей необходимой информацией, о которой мы говорили ранее.
Стоимость: бесплатно
Bitrix24.com
Если у вас небольшой бизнес, который состоит менее, чем с 12 людей, то извлекайте из этого выгоду. Ведь именно такое ограничения в Bitrix24 для бесплатного использования. Макеты счетов в системе полностью настраиваемые, это значит, что вы можете поместить свой логотип на инвойс. Более того Bitrix24 хорошо оптимизирован под другие бизнес задачи. Так вы сможете вести базу данных клиентов и сотрудников компании, сохранять документы в облачном хранилище, систематизировать рабочий график, создать социальный портал и т.д.
Стоимость: 99$ за неограниченное количество пользователей.
Invoice Generator.com
Если все, что вы хотите — это сформулировать счет, и вас пока не интересуют никакие другие функциональные возможности сервиса, то заходите на бесплатный Invoice Generator. Здесь можно создать неограниченное количество счетов, отправить их онлайн или распечатать PDF. Это все, что предлагает сервис, но и соответственно интерфейс здесь несложный. Просто перейдите по ссылке и заполните поля макета всего в несколько кликов мышью. Сервис разрешает разработать документ за пару минут.
Стоимость: бесплатно.
Лучшие дизайны инвойсов, которые могут вдохновить вас
Если вы считаете, что документы — это не место для творчества, то мы готовы продемонстрировать примеры инвойсов где цифры отлично ужились и интересным дизайном. Пересмотрите несколько интересный счетов, чтобы вдохновится на создание собственного.
Технологический процесс упрощает все. И если недавно этим упрощением назывался калькулятор, то теперь для бухгалтерского подсчета даже этого не нужно. Ведь теперь онлайн-инструменты могут автоматически проводить все подсчеты на основании вашей документации. Поэтому составляйте инвойсы к каждой сделке и ведите свои дела грамотно.
